Наша система управления журналом позволяет авторам участвовать в индексации статьи. Система также самостоятельно индексирует некоторые метаданные (таких как название журнала, дату публикации, URL и т.д.). Метаданные, или данные о данных, суммируют ряд терминов, которые описывают документ или выпуск журнала, таким образом обеспечивая сопоставимое индексирование. Для индексирования статей журнал использует протокол метаданных, разработанный и поддерживаемый Open Archives Initiative (OAI), который поддерживает, в свою очередь, Dublin Core Metadata Initiative. OAI Metadata Harvesting Protocol - стандарт исследования, предоставляемый OAI и позволяющий поисковым машинам создать индексы, основанные на ресурсах, собираемых по всему миру. Однако, содержимое журнала также доступно через другие стандартные поисковые машины сети (в частности, Google).
Элементы метаданных. Dublin Core состоит из 15 элементов метаданных, применяемых для идентификации и описания документов. Эти элементы включают как традиционные термины (например, автор, название, описание (аннотация), предмет), а также специфические термины, в частности, тип, охват, спонсор. Менеджер журнала и редактор журнала выбирают, какие элементы метаданных подходят для журнала, и предлагают примеры, основанные на фокусе и охвате, каждого из них.
Набирая аннотацию, автор может применить ограниченный набор HTML-инструкций для получения более сложного форматирования.
Преимущества индексирования. Авторы завершают индексацию своей статьи на шаге 2 процесса отправки, но имеют возможность пересмотреть метаданные в процессе редакционной работы со статьей. Метаданные также составляют часть этапа технического редактирования. Метаданные затем обрабатываются множеством специализированных поисковых машин, которые создают в результате исследовательский индекс. Хорошо выполненное индексирование обеспечит в дальнейшем более легкую работу для тех, кто занимается поиском необходимой информации и, следовательно, вероятность цитирования статьи возрастает. Поскольку имеется ограничение на количество терминов для индексирования, авторам следует задуматься, какие из них стоит поместить для верного позиционирования свое работы.